۱-۱) بیان مساله تحقیق:
طی سالهای اخیر فشارهای فزایند های در زمینه نظارت مالی بر سازما ن ها، تقریبا در تمامی کشورهای جهان به چشم می خورد. این فشارها ناشی از محدودیت منابع ، افزایش حساسیت های جامعه و گرایش سیاستمداران در جلب رضایت مردم به منظور ارائه عملکرد مثبت در جهت کسب مقبولیت، مشروعیت و پاسخگویی در راستای بهبود مدیریت بر منابع مالی بوده است . بسیاری از کشورهای توسعه یا‌فته و در حال توسعه دنیا در تلاشند نظام بودجه ریزی خود را در یک فرایند بهبود یا تغییر به یک نظام عملکرد محور یا عملیاتی که در آن ارتباط بین اعتبارات بودجه ای و عملکرد دستگاه های اجرایی شفاف و قابل درک است، نزدیکتر سازند و از این طریق پشتوانه اطلاعاتی معتبر و قابل اطمینانی برای تصمیمات بودجه ای فراهم آورند)حسن آبادی و نجارصراف، ۱۳۸۷).

در واقع بودجه ریزی عملیاتی، ابزار مدیریتی سودمندی به شمار میآید که برای تولید و تبادل اطلاعات حال و آتی بر اساس شاخص ها و استانداردهای عملکردی به منظور تنظیم بودجه برای برآورد و سنجش عملکرد سازمانها ضروری میباشد.
دانشگاه ها و موسسات آموزش عالی نیز که مسئول کشف و نشر دانش و فراهم سازی آموزش و یادگیری عالی برای تربیت نیروی انسانی متخصص و کمک به توسعه جوامع هستند، به عنوان یک نظام (سیستم) از چندین زیر نظام تشکیل شده اند که اساسی ترین نظام مدیریتی آن نظام مالی است (ساکتی و سعیدی، ۱۳۸۶). استقرار نظام بودجه ریزی عملیاتی در نظام مالی دانشگاه ها عوامل اثر بخشی و صرفه جویی را به ابعاد سنتی بودجه ریزی اضافه می کند.
اهمیت موضوع فوق موجبات توجه و اصلاحات اخیر در نظام بودجه ای دانشگاه های کشور و حرکت به سوی بودجه عملیاتی را نشان می دهد. به طوری که در قانون برنامه چهارم توسعه، دانشگاه ها نه تنها باید نظام بودجه ریزی خود را از بودجه ریزی برنامه ای به بودجه ریزی عملیاتی تغییر دهند بلکه (در اجرای بند الف ماده ۴۹ این قانون)، موسسههای آموزش عالی ملزم به تهیه بودجه عملیاتی به منظور دستیابی به بهای تمام شده فعالیت های آموزشی و پژوهشی و تعیین هزینه سرانه دانشجو در رشته های مختلف به منظور تامین منابع مالی هستند.
از سوی دیگر به استناد این ماده، قانون برنامه چهارم توسعه کشور که اعتبارات هزینه ای دانشگاهها و موسسه های آموزش عالی دولتی براساس قیمت تمام شده به آنها اختصاص خواهد یافت و با توجه به توسعه همه جانبه موسسه های آموزش عالی در کشور، نیاز به بهبود شیوه های کنترل و مدیریت منابع مالی در آن احساس بیشتری می شود. این امر می تواند موجب تمرکز بیشتر دانشگاه ها به مقوله کارآیی و اثربخشی منابع مالی شود. تنها راه تحقق این اهداف استقرار نظام بودجه ریزی عملیاتی در موسسه های آموزش عالی عنوان شده است. ویژگی و وجه تمایز این نظام از نظام بودجه ریزی موجود، تاکید روی اهداف، نتایج و محصول هر یک از اقلام هزینه ای و افزایش قدرت پاسخگویی دانشگاهها است.
دانشگاه آزاد اسلامی نیز به عنوان یکی از موسسههای آموزش عالی از این امر مستثنی نمی باشد و تغییر در نظام بودجه ریزی این دانشگاه به مثابه سایر دانشگاه های کشور امری ضروری به نظر می آید .
بر اساس این تحقیق در پی مشخص نمودن عوامل متعددی نظیر میزان شناخت و دانش مدیران و کارشناسان نسبت به این نظام و سایر عوامل انسانی و رفتاری مرتبط با استقرار بودجه عملیاتی و همچنین مشکلات و موانع و ظرفیت های موجود برای استقرار بودجه ریزی عملیاتی می باشد.
با توجه به مطالعات نظری و شرایط موجود در موسسه های آموزش عالی کشور می توان امکان استواری بودجه ریزی عملیاتی را در قالب سه عامل پذیرش، توانایی و اختیار تقسیم بندی نمود. عامل پذیرش شامل پذیرش سیاسی، پذیرش مدیریتی و پذیرش انگیزشی می باشد. عامل توانایی نیز از سه گروه توانایی فنی،توانایی ارزیابی عملکرد و توانایی انسانی تشکیل می گردد. همچنین عامل اختیار نیز شامل اختیار قانونی، اختیار رویه ای واختیار سازمانی می باشد. لذا در این تحقیق دانشگاه آزاد اسلامی واحد شهرری از بین واحدهای دانشگاه آزاد اسلامی انتخاب گردید تا امکان استقرار بودجه ریزی عملیاتی در این دانشگاه مورد مطالعه قرار گیرد.
۱-۲) اهمیت موضوع تحقیق :
در بحث بودجه‌ریزی عملیاتی سه هدف عمده مدیریت منابع و وجوه در نظر گرفته می‌شود که شامل برقراری انضباط مالی ، تخصیص منابع به اولیت‌ها و مدیریت اجرایی خوب می‌باشد.
با بکارگیری بودجه‌ریزی عملیاتی انتظار می‌رود اهداف در نظر گرفته شده فوق در دانشگاه آزاد اسلامی واحد شهرری محقق شده و بتوان با اجرای این روش بودجه‌ریزی میزان دستیابی به اهداف و همچنین انحراف از اجرای آن را مشخص نمود .
مهمترین هدف بودجه ریزی عملیاتی اصلاح مدیریت بخش عمومی و افزایش اثربخشی مخارج این بخش است به طوریکه با این کار ارزیابی پاسخگویی مسئولین دستگاه های اجرایی بر اساس معیار دستاوردهای فعالیتهای آنان صورت خواهد گرفت.بیش از ۶۰%حجم بودجه سالیانه کشور به شرکتها و موسسات دولتی اختصاص دارد که موجب ریخت و پاشهای فراوان سالانه آنها شده است که با تنظیم بودجه عملیاتی و شفاف انتظار می رود این هزینه ها به حداقل ممکن کاهش یابد.(کردبچه،۱۳۸۵،۱۱)
۱-۳) بیان اهداف تحقیق :
۱- بررسی امکان اجرای بودجه‌ریزی عملیاتی در دانشگاه آزاد اسلامی واحد شهرری.
۲- ارائه راهکارهایی به منظور امکان پذیرنمودن اجرای بودجه‌ریزی عملیاتی در دانشگاه آزاد اسلامی واحد شهرری.
۱-۴) فرضیات یا سئوالات تحقیق :
(۱): پذیرش بر استقرار بودجه ریزی عملیاتی در دانشگاه آزاد اسلامی واحد شهرری تاثیر دارد.
(۲): توانایی بر استقرار بودجه ریزی عملیاتی در دانشگاه آزاد اسلامی واحد شهرری تاثیر دارد.
(۳): اختیار بر استقرار بودجه ریزی عملیاتی در دانشگاه آزاد اسلامی واحد شهرری تاثیر دارد.
(۴): بین نظرات مدیران و کارشناسان مرد و زن در ارتباط با اجرای بودجه ریزی عملیاتی در دانشگاه آزاد اسلامی واحد شهرری اختلاف معنی دار وجود دارد.
۱-۵) چارچوب نظری :
چارچوب نظری الگویی است که پژوهشگر بر اساس آن درباره روابط بین عواملی که در ایجاد مسئله، مهم تشخیص داده اند نظره پردازی می کند.
پژوهشگر به دنبال این است که بر اساس مدل ارائه شده بررسی نماید که آیا عوامل ذکر شده در دانشگاه آزاد واحد شهر ری توانایی پاسخگویی به نیازهای واحد مورد تحقیق را دارا می باشد یا خیر.
بودجه عملیاتی یک برنامه سالانه به همراه بودجه سالانه است که رابطه میان میزان وجوه تخصیص یافته به هر برنامه با نتایج بدست آمده از اجرای آن برنامه را نشان می دهد. این نوع بودجه ریزی توانایی تصمیم گیرندگان در ارزیابی درخواستهای بودجه ای دستگاه های اجرایی را با آگاه ساختن تصمیم گیرندگان به اطلاعات بهتر درباره نتایج هر برنامه یا برنامه هایی که برای رسیدن به اهداف مشترکی بکار می روند، افزایش می دهد. این نوع بودجه تمامی فعالیتهای مستقیم و غیرمستقیم مورد نیاز در برنامه و همچنین تخمین دقیقی از هزینه فعالیتها را در بر می گیرد.
بودجه ریزی عملیاتی روشی برای تخصیص منابع به منظور دستیابی به اهداف ، برنامه ها و نتایج ارزیابی شده است.در این روش منابع بودجه به اهداف مورد نظردر قالب برنامه به نحوی کاراو اثربخش تخصیص می یابد. می توان چنین بیان نمودکه بودجه ریزی عملیاتی علاوه بر اثربخشی به دنبال تعیین نرم ها، استانداردها، معیارها و درنهایت قیمت تمام شده خدمات ارائه شده توسط دستگاه های دولتی می باشد. به عبارتی بودجه ریزی عملیاتی به دنبال رسیدن به اهداف تعیین شده با کمترین هزینه می باشد.(کارآیی توام با اثربخشی )
از طرفی تعیین برنامه ها در راستای تحقق اهداف هر دستگاه و مشخص نمودن فعالیتهای متناسب در راستای تحقق اهداف هر برنامه دستگاه، مقوله برنامه ریزی است.اما اینکه هر کدام از اقدامات ، فعالیتها و در نهایت برنامه ریزی تعیین شده ، مستلزم صرف چه میزان هزینه است ، موضوعی است که در مباحث بودجه ریزی به آن پرداخته می شود.
برنامه ریزی و تعیین برنامه ، فعالیتهاو اقدامات بدون مطالعات امکان سنجی و اولویت دهی میسر نبوده و انجام امور مذکور در برنامه ریزی ، مستلزم برآورد هزینه های انجام کار و قیمت تمام شده می باشد.
لذا برنامه ریزی بدون توجه به هزینه و بودجه لازم برای انجام کار امکان پذیر نمی باشد و یا ناقص خواهدبود.
۱-۶) مدل تحقیق :
بر اساس نتایج یک نظر سنجی کارشناسان بودجه ای سازمان بودجه در امریکا معتقدبودند که بودجه ریزی عملیاتی بر تخصیص ها تاثیر محدودی دارد. تقریبا نیمی از کارشناسان بودجه که در این نظر سنجی شرکت کرده اند معتقد بودند که این شیوه در نیل به اهداف تخصیص منابع چندان تاثیری ندارد و بیش از یک پنجم کارمندان سازمان نیز تقریبا نظر مشابهی داشتند.برخی دیگر این تفاوت در میزان موفقیت را به ویژگی های سازمان ها نسبت می دادند. آندروز (۲۰۰۴) این عوامل را بخشی از مدل اجرایی می دانست و فرض می کرد که امکان اجرا بودجه ریزی عملیاتی در ایالت هایی وجود دارد که در آن ها توانایی حرفه ای و کارشناسی برای چنین تغییراتی بیشتر وجود دارد و مقامات برای اعمال چنین تغییراتی اختیارات بیشتری دارند و میزان پذیرش تغییر نیز بیشتر است.در این مقطع اکثر ایالت ها به دلیل الزامات اجرایی یا قانونی از نوعی بودجه ریزی عملیاتی استفاده می کنند یا استفاده کرده اند (ملکرز و ویلافبی ۱۹۹۸ ویلافبی ۲۰۰۴) با وجود این درباره تاثیر نهادی بودجه ریزی عملیاتی بر هزینه های دولت همچنان تردید هایی وجود دارد . وایت (۱۹۹۴) به این نکته اشاره می کند دلیل ناکامی اصلاحات بودجه ریزی گستردگی محدوده اطلاعات (وهزینه هایی) است که برای اتخاذ این گونه تصمیمات ضروری است . در نتیجه بودجه ریزی افزایشی رویکرد بهتری است .لو (۱۹۹۸)تاجایی پیش میرود که سودمندی برخی شاخص های عملکرد در فرایند بودجه ریزی عملیاتی را به دلیل اتکا به داده های کوتاه مدت مورد تردید قرار می دهد . حتی طرفداران استفاده از بودجه ریزی عملیاتی نیز به برخی از نقایص بالقوه آن اشاره می کنند. اسمیت (۱۹۹۹) این نکته را یاد آوری می کند که بودجه ریزی عملیاتی در مقایسه با سایر شیوه ها بیستر در معرض تخلف و سو استفاده قرار دارد ولی به دلیل قدرت ذاتی چنین سیستم هایی و برای جبران این نقاط ضعف راه هایی را نیز پیشنهاد می کند.
البته عمده پژوهش ها که در مورد موفقیت بودجه ریزی عملیاتی است روی نظر سنجی از مقامات بودجه ایالتی و استنباط آن ها از اجزا بودجه ریزی عملیاتی استوار است ولی بررسی های تجربی بیانگر دیدگاه های مختلف درباره موفقیت بودجه ریزی عملیاتی و به ویژه تاثیر آن بر تخصیص بهینه منابع است به طور کلی پژوهش های قبلی به بررسی ارتباط بین اطلاعات عملکرد و تخصیص واقعی منابع نپرداخته اند ومقامات بودجه ای در زمینه تاثیر بودجه ریزی عملیاتی نظرات مختلفی دارند. این پژوهش ها نتوانسته است تاثیر بودجه ریزی عملیاتی روی هزینه های واقعی را نشان دهد. در عوض برای تعیین اثرات بودجه ریزی عملیاتی روی هزینه های ایالتی بر استنباط مقامات بودجه ای و کارشناسان سازمان ها تاکید شده است.
در یکی از معدود مطالعات تجربی که در مورد تاثیر بودجه ریزی عملیاتی توسط کلاس و دافرتی (۲۰۰۴)انجام گرفته به جای اطلاعات استنباطی از داده های تجربی استفاده است این پژوهش با بهره گرفتن از سری زمانی هزینه های ثابت سرانه ایالت ها وضعیت قبل و بعد از اجرا بودجه ریزی عملیاتی را تحلیل کرده و چنین نتیجه گیری می کند که اجرا بودجه ریزی عملیاتی چه بر اساس الزام قانونی و چه براساس الزامات اجرایی به طور آَشکاری با مخارج سرانه ثابت ارتباط مثبت دارد.
نکته ای که درخصوص پژوهش های مرتبط با بودجه ریی عملیاتی وجود دارد این است که بیشتر آن ها بر نظر سنجی مبتنی هستند. در واقع نتایج آنها به درک و استنباط مقامات سازمان ها دستگاه های اجرایی و مقامات بودجه ای بستگی دارد که لزوما بازتاب تاثیرات واقعی نیست.
بر اساس مطالعات صورت گرفته در خصوص مدلهای بودجه ریزی عملیاتی از جمله مدل شه ،در بودجه ریزی عملیاتی (طبقه بندی سه گانه )که از مقاله ای تحت عنوان ((توانایی پذیرش و اختیار در بودجه ریزی عملیاتی )) نوشته آندیوز استخراج شده است.
مدلی که پژوهشگر به دنبال بررسی آن است مدل شه ((sheh میباشد.این مدل دارای طبقه بندی سه گانه است که شامل توانایی،پذیرش و اختیار است. پس از مطالعه جدولهای مختلف بودجهریزی عملیاتی و بررسی آنها، پژوهشگر از مدل شه برای بررسی موضوع تحقیق استفاده مینماید. به لحاظ اینکه از این مدل در این نوع بودجهریزی در دانشگاه تهران توسط آقای محمودی خالدی مورد بررسی و تأیید قرار گرفته است پژوهشگر به دنبال آن است که از این مدل در دانشگاه آزاد اسلامی واحد شهرری استفاده نماید.
تبیین عوامل موثر بر اجرای موفق بودجه ریزی عملیاتی با بهره گرفتن از مدل شه (SHEH) به شرح ذیل می باشد:
سه عامل اثرگذار شامل: اختیار ،پذیرش و توانایی
توانایی:
توانایی ارزیابی عملکرد: توانایی سنجش عملکرد بر همه مراحل اجرای بودجه ریزی عملیاتی تاثیر می گذارد.(foltin,1999,40)
اگر دولتها توانایی سنجش عملکرد بطور مفید را نداشته باشند در اجرای بودجه ریزی عملیاتی شکست خواهند خورد. از طرفی دولتها متوجه شده اند که سنجش نتیجه و خروجی مشکل و بسیار وقت گیر می باشد و هنوز بسیاری از دولتها مشغول تعریف نتایج و خروجی می باشند. در برخی موارد این احتمال وجود دارد که مشکلات موجود در ارزیابی عملکرد ،اجرای بالقوه بودجه عملیاتی را منتفی کند اما با توجه به گسترش صنعت ،ارزیابی عملکرد و شکل گیری توانایی های لازم در دولتها این مشکلات کمتر خواهد بود.نکته مهم دیگر این است که اطلاعات حاصل از ارزیابی عملکرد باید صحیح وقابل اطمینان باشد.
توانایی نیروی انسانی:
مطالعات همچنین بر اهمیت اطمینان از وجودتواناییهای نیروی انسانی برای اجرای بودجه ریزی عملیاتی تاکید می کند.توانایی های مورد نیاز متفاوت می باشد و به تمام مراحل بودجه ریزی مرتبط می باشد.نیروی انسانی مورد نیاز باید دارای مهارتهای خاص در سنجش عملکرد ، حفظ و مدیریت بانکهای اطلاعاتی باشند.
در واحدهای سازمانی اجرایی باید کارشناسانی در زمینه تدوین اهداف عملکرد و برقراری ارتباط بین استفاده کنندگان از اطلاعات عملکرد وجود داشته باشند.
توانایی فنی:
تجربه دولتها در رابطه با بودجه ریزی عملیاتی همچنین اهمیت توانایی های فنی را نشان می دهد.ملزومات فنی خاصی باید در راستای جمع آوری اطلاعات عملکرد و ایجاد بانک اطلاعاتی تدارک گردد که به وسیله آن اطلاعات عملکرد فوری به شکلهای مناسب و برای طیف متنوعی از کاربران تهیه گردد.
اگر اطلاعات عملکرد بطور فنی از سایر عملیات حسابداری و بودجه ریزی جدا باشند. به احتمال فراوان بودجه ریزی عملیاتی ، فرآیندهای تصمیم گیری مرتبط با سایر عملیات را درک نخواهد کرد و اگر نظام حسابداری مبتنی بر داده های ورودی باشد به راحتی اطلاعات مبتنی بر عملکرد را تسهیل نخواهد کرد.(willough by and melkers ,2000,p:108)
در راستای اجرای اجرای بودجه ریزی عملیاتی سیستم حسابداری صحیح و قابل اطمینان برای تولید صورتهای مالی قابل حسابرسی و استفاده حیاتی است.برخی منتقدین اعتقاد دارند که سازمانها و واحدها ممکن است تلاش کافی برای بهبود سیستم حسابداری به منظور تولید اطلاعات صحیح و قابل استفاده را انجام ندهند.
برای بهبود سیستم حسابداری تامین بودجه ، پرسنل و تکنولوژی مورد نیاز موثر می باشد.