اهدافی که سازمان برای آینده خود معین می‌کند و همچنین نوع استراتژیهایی که برای نیل به این اهداف طراحی می‌شوند، تعیین کننده کمیت و کیفیت نیروی انسانی مورد نیاز سازمان است. به عبارت دیگر، تعداد افراد و نوع تخصصهای مورد نیاز، بستگی به اهداف و استراتژیهای کلی سازمان دارد.

نیاز سازمان به نیروی انسانی، تابع تقاضا برای کالا یا خدماتی است که سازمان ارائه می‌دهد. با برآورد درآمدی که از تولید کالا و عرضه خدمات نصیب سازمان می‌شود و همچنین با در نظر گرفتن نوع عملیاتی که به این منظور باید انجام گیرد، تعداد و ترکیب نیروی انسانی مورد نیاز سازمان معین می‌گردد. اما در بعضی موارد، عملیات تولید کالا یا عرضه خدمات به تخصصها و مهارتهای بخصوصی نیاز دارد که عرضه آنها در بازار کار بسیار کم است. در این موارد، دسترسی به نیروی انسانی با تخصص مورد نظر، تعیین کننده سیاستهای سازمان در این زمینه خواهد بود. در مجموع اهداف کلی سازمان و در آمدهایی که انتظار می‌رود در اثر دستیابی به این اهداف عاید سازمان شود، دو عامل اصلی در تعیین نیاز سازمان به نیروی انسانی و کم و کیف آن است. بنابراین، قبل از اینکه نیاز سازمان به نیروی انسانی تعیین شود باید اهداف سازمان و نوع فعالیت و عملیات آن در یک دوره برنامه‌ریزی، مشخص گردد (سعادت،۱۳۷۷).
مرحله سوم: برآورد نیروی انسانی مورد نیاز (تقاضا برای نیروها)
نیازمندی‌های منابع انسانی اغلب به عنوان تقاضای منابع انسانی تعبیر می‌شود که ادارات و بخش‌های سازمان را در نیل به اهدافشان یاری می‌کند. برنامه‌ریزی منابع انسانی بطور معمول بیانگر یک مقایسه بین تقاضای نیروی انسانی با عرضه منابع انسانی می‌باشد. در تشخیص تقاضا تلاش می‌شود تعداد افراد مورد نیاز جهت انجام کار و تصدی مشاغل سازمانی پیش‌بینی گردد.
بدیهی است که تعیین تقاضای آینده، در واقع پیش‌بینی است اما فقط به پیش‌بینی منحصر نمی‌گردد بلکه تعیین راه‌ حل ‌های مناسب و سازماندهی مشاغل که کسب اهداف را میسر می‌سازد از نکات عمده دیگر است که ساماندهی و جرح و تعدیل نظرات انسانی را در قالب تقاضا می‌نمایاند و اینکه استفاده از نیروهای موقت، اضافه‌کاری و عقد قرارداد چه تاثیری بر امر تقاضای نیروی انسانی خواهد گذارد از نکات کلیدی اثرگذار در این مفهوم است که فن‌آوری به کار گرفته شده، بی‌نقص بوده است، تجهیزات به کار گرفته شده و موجود را نیز باید به آن افزود و آنها را در امر تقاضا موثر دانست (سید جوادین، ۱۳۸۴).
روش های برآورد نیروی انسانی مورد نیاز
الف) روش روندیابی: پیش بینی نیارهای آتی به نیروی انسانی را می‌توان با مطالعه تعداد افرادی که در چند سال گذشته به استخدام سازمان درآمده‌اند، آغاز کرد. با محاسباتی که انجام می‌گیرد احتمال ادامه این روند، تعیین می‌شود و مبنای پیش بینی نیازهای آتی سازمان به نیروی انسانی قرار می‌گیرد.
ب) روش نسبت یابی: روش دیگر برای پیش بینی تعداد کارکنان مورد نیاز، تعیین نسبتی است که میان یک عامل معین (مانند حجم فروش) و تعداد افراد مورد نیاز وجود دارد.
ج) روش همبستگی: رابطه آماری میان دو متغیر را می‌توان به وسیله روش همبستگی محاسبه کرد. در این روش، ارتباط میان میزان فعالیتی در سازمان و تعداد افراد مورد نیاز بررسی می‌شود. چنانچه ارتباط و همبستگی میان این دو عامل وجود داشته باشد، می‌توان پیش بینی کرد در صورت تغییر میزان فعالیت مورد نظر، تعداد افراد مورد نیاز چقدر خواهد بود.
د) روش رگرسیون: رگرسیون روشی است که از طریق آن می‌توان با بهره گرفتن از اطلاعاتی که در مورد متغیر مستقل وجود دارد، متغیرهای وابسته را پیش بینی کرد.
هـ) روش شبیه‌سازی: روش شبیه سازی بر اساس این فرض بنا شده است که می‌توان با ساختن مدلهایی که به طور مصنوعی، شرایط واقعی دنیای خارج را منعکس می‌کند، مسائل را مطرح و مطالعه نمود. با بهره گرفتن از کامپیوتر می‌توان متغیرهای بسیاری را وارد مدل کرد و با انجام دادن آزمایشهای مختلفی روی آن، نتایج را مطالعه نمود. بدین طریق، تصمیم گیرنده می‌تواند قبل از اتخاذ تصمیم نهایی، اثر تصمیمات خود را در مدل، تجزیه و مشاهده کند. در برنامه‌ریزی نیروی انسانی با بهره گرفتن از روش شبیه‌سازی، مدلهایی ساخته می‌شود که در آن رابطه میان تعداد افراد مورد نیاز سازمان و سایر متغیرها محاسبه می‌گردد (جزنی، ۱۳۸۰).
مرحله چهارم: برآورد عرضه نیروی انسانی
بعد از تعیین کمیت و کیفیت نیرویی که سازمان برای نیل به اهداف خود به آن نیاز دارد (تقاضا برای نیرو)، در این مرحله باید به این سوال پاسخ داد که این افراد را چگونه و از کجا می‌توان پیدا کرد. پس منظور از عرضه نیروی انسانی، نیروهایی است که سازمان برای رفع نیازهای خود به آن دسترسی دارد.
سازمان می‌تواند نیروهای انسانی مورد نیاز خود در آینده را از میان کارکنان فعلی تامین نماید یا متوسل به منابعی شود که در خارج از سازمان وجود دارند.

1. 1. برآورد عرضه نیرو از منابع داخلی

قبل از مبادرت به کارمندیابی و استخدام از خارج از سازمان، باید نیروهای موجود در داخل سازمان بررسی و معین شود برای مشاغلی که انتظار می‌رود در آینده بدون متصدی بمانند یا در اثر گسترش عملیات سازمان یجاد شوند، چه تعداد نیرو را می‌توان از منابع داخلی تامین کرد.
روش های اصلی برآورد نیروهای موجود در سازمان عبارتند از: فهرست موجودی مهارتهای مدیریتی؛ جدول جایگزینی؛ نظر (برآورد) سرپرست؛ روش دلفای (ابیلی، ۱۳۸۹).
مقایسه روش های برآورد عرضه و تقاضا برای نیرو
برای پیش بینی تعداد افرادی که سازمان به آن نیاز دارد (تقاضا) و پیش بینی عرضه نیروی انسانی، معمولاً از روش های مقدار (کمی) یا از روش های قضاوتی (کیفی) استفاده می‌شود. در روش‌های مقداری، کارشناسان با بهره گرفتن از فنون ریاضی و آماری، نیازهای استخدامی سازمان را پیش بینی و اعلام می‌نمایند. روش های مقداری را روش های «بالا به پایین» نیز خوانده‌اند؛ زیرا معمولاً متخصصان در رده‌های بالا با بهره گرفتن از این روشها، به صورت متمرکز برآوردی از وضعیت کلی عرضه و تقاضای نیروی انسانی در سازمان به عمل آورده، به تمام ادارات مربوط ابلاغ می‌کنند.
روش های قضاوتی بار آماری کمتری دارند و تعیین عرضه و تقاضای نیروی انسانی به صورت متمرکز نیست. در این روشها سرپرستان هر یک از واحدها نیازهای خود را تعیین و به مسئولان رده بالاتر اعلام می‌کنند. به این دلیل، این روشها را اصطلاحاً روش های «پایین به بالا» نیز می‌گویند (سعادت، ۱۳۷۷).
جدول شماره۲-۲- مقایسه روش های مختلف برآورد عرضه و تقاضای نیروی انسانی